Waardeloze data, dure opslag: de 90/10 regel van strategisch datamanagement

Als business consultant maak ik de vertaalslag van bedrijfsvoering naar IT, met een focus op security, IT governance en business continuity vraagstukken. Wat mij in dataclassificatie onderzoeken blijft verbazen is de waanzinnige hoeveelheid data die organisaties opslaan, zonder een duidelijk doel. In dit artikel geef ik een aantal handvatten om een datastrategie vorm te geven waarmee u kosten kunt verlagen en het rendement op uw data kunt vergroten.

De 90/10 regel

De ultieme conclusie is vaak: de data hebben geen waarde, omdat de organisatie er niets mee doet. Men weet niet waar het staat, wat de inhoud is en hoe het wordt gebruikt. Als je geluk hebt dan wordt 10% bewust en actief gebruikt. De resterende 90% is WORN data: Write Once - Read Never. Hierbij gaat het vooral over ongestructureerde data die mensen niet weg durven te gooien omdat ze niet weten wat de waarde ervan is.

Waardeloze data, dure opslag

Als je maar 10% van je data gebruikt en je moet een back-up restoren, dan duurt dat dus tien keer te lang. En je weet dat 90% van je storage-budget weggooit, alleen niet welke 90%. Als je dit afzet tegen de grote investeringen die organisaties in storage doen, dan is duidelijk dat dit moet veranderen. Organisaties moeten hun data dus beter kunnen beheersen, vinden, identificeren en classificeren. Ze moeten controle krijgen over wat er mee gebeurt: hoe en door wie het wordt gebruikt? Verlaat informatie de organisatie en zo ja, hoe?

Compliancy risico’s

De opkomst van de cloud – denk aan Office 365 en OneDrive waar nogal eens bedrijfsinformatie worden opgeslagen in een persoonlijk account – zorgt voor nog meer ‘dark data’. Dit levert uiteraard een aantal compliancy risico’s op; je mag niet simpelweg alle informatie altijd bewaren. De GDPR / AVG hebben wel gezorgd voor meer bewustzijn: organisaties weten dat er veel data zijn maar ze weten niet of het gevoelig is, of het wellicht moet worden weggegooid en hoe betrouwbaar de data zijn.

Bewezen aanpak

Op basis van jarenlange ervaring hebben wij een gestructureerde aanpak ontwikkeld om deze problemen structureel op te lossen. Om te beginnen is het belangrijk om exact te weten wat een organisatie doet, voordat je kan bepalen hoe belangrijk de data voor de bedrijfsvoering zijn. Pas na inventarisatie van de bedrijfskritische data kijken we naar de ICT-infrastructuur en de aanwezige data. Metadata geeft inzicht in het type data en wie de eigenaar is, maar je zult soms de echte data moeten analyseren om te bepalen welke informatie is opgeslagen. Gaat het om persoonsgegevens, financiële gegevens, BSN nummers, patiëntgegevens, medische gegevens? Of – bij R&D gedreven organisaties – gaat het om intellectual property?

Van inzicht naar beleid en actie

Dit traject geeft overzicht hoe je landschap er uit ziet, welke data waar is opgeslagen, en hoe het wordt gebruikt. Je krijgt ook zicht op welke data niet wordt gebruikt en welke informatie meerdere keren aanwezig is, bijvoorbeeld een document dat in een mail wordt verstuurd en op een aantal plaatsen wordt opgeslagen. Op basis hiervan kan je besluiten hoe je met de aanwezige data en werkwijze wilt omgaan. Dit is uiteraard geen eenmalige exercitie of inventarisatie; data moeten onder controle worden gebracht en gehouden.

Processen continu onder controle

Datamanagement is een continu proces waarbij veel winst kan worden behaald met geavanceerde tooling, zoals Veritas Data Insight. Deze software herkent patronen die duiden op ransomware en de information rights management functie zorgt dat specifieke informatie de organisatie niet zomaar kan verlaten. Met intelligente workflows kan het grootste deel van de controle worden geautomatiseerd, wat essentieel is om ‘in control’ te blijven. Voldoen aan wetgeving en succesvol doorlopen van audits wordt hierdoor veel gemakkelijker, mede dankzij de standaard binnen de software aanwezige policies en rapporten.

Meer weten

Wilt u meer weten over een betere balans tussen de waarde en kosten van uw data, en de manier waarop u een datamanagement strategie voor uw organisatie kunt inrichten? Neem dan contact met ons op voor een gratis inventarisatiegesprek, of download het gratis IDC whitepaper, Improving Business Outcomes with Enterprise Data Management

Victor Meerloo

Bescherming van privacy begint bij de bescherming van data
afbeeldingen/news/36.jpg
Waardeloze data, dure opslag: de 90/10 regel van strategisch datamanagement
afbeeldingen/news/35.jpg
Voorkom dat jouw data lake overstroomt
afbeeldingen/news/33.jpg
Software-ontwikkeling door eindgebruikers eindelijk realiteit
afbeeldingen/news/32.jpg
EPD uit de muur
afbeeldingen/news/31.jpg
Content servicesysteem: kompas op digitaal transformatietraject
afbeeldingen/news/29.jpg
Jeroen Bosch Ziekenhuis legt accent op gezondheid
afbeeldingen/news/28.jpg
Pathe: Onze bioscopen worden multifunctionele theater- en congrescentra
afbeeldingen/news/27.jpg
Healthcare Content Management: het gaat niet om het terugverdienen
afbeeldingen/news/23.jpg
AVG voor de zorg
afbeeldingen/news/24.jpg
Tussen arts en metaal
afbeeldingen/news/22.jpg
Object storage in de herkansing
afbeeldingen/news/21.jpg
Pak de regie over medische beeldinformatie
afbeeldingen/news/20.jpg
ROAD Belastingdienst Storage gegund aan i3 groep
afbeeldingen/news/.png
INNOVATING    INFORMATION    INFRASTRUCTURES