Content servicesysteem: kompas op digitaal transformatietraject
In dit nieuwe jaar zullen veel bedrijven en instellingen doorgaan op de weg die ze in het afgelopen jaar zijn ingeslagen: het digitale transformatietraject. En ondanks de vele obstakels veronderstellen veel organisaties flinke stappen op het traject te hebben gezet.
De positieve gedachten over het verloop van transformatieprojecten blijken dikwijls een misvatting; men staat minder ver op het traject dan verondersteld.
Kort samengevat kenmerkt de marsroute van het digitale informatietraject zich door vijf ingrijpende fasen:
- Elimineren van alle papieren-documenten door scanning en handmatig (via e-mail) distribueren naar de betrokkenen binnen de organisatie;
- Ontwikkelen van workflow processen voor het automatisch loodsen van de gedigitaliseerde informatie door de organisatie;
- Rol gebaseerd pushen van de juiste content naar de juiste medewerkers;
- Robotiseren van alle processen rond het vergaren van data, samenstellen van content en de distributie daarvan;
- Invoeren van volledige BI-gedreven besluitvormingsprocessen volgens voorspellende scenario’s.
Selecteer complex proces
Een beetje realiteitszin leert dat veel digitale ’pioniers’ zich nog ergens binnen de eerste 2 fasen van het gedroomde traject bevinden. Wie stap voor stap te werk gaat en begint met het meest complexe proces, ziet de organisatie in de daaropvolgende fase steeds sneller doorpakken.
Veel bedrijven en instellingen werken met een versnipperd applicatie landschap. Daardoor moeten medewerkers veel tijd spenderen aan het zoeken naar de juiste informatie in verschillende toepassingen en dus: telkens opnieuw inloggen; data zoeken en kopiëren dan wel handmatig overtikken.
Leg een Hyland schil
Ga na welk informatie elke medewerker nodig heeft om zijn of haar werk te kunnen doen. Analyseer welke bronsystemen men daarvoor raadpleegt. Leg over die verschillende applicaties een schil. Bijvoorbeeld met Hyland, een content servicesysteem. Dat is een tool waarmee je zonder code of scripts voor alle medewerkers op alle afdelingen de op hun rol afgestemde content simpelweg via ’drag and drop’ samenstelt. Met één blik op het scherm neemt de betreffende medewerker alle gewenste informatie tot zich. Vaak weten deze niet met welk bronsysteem ze bezig zijn. Aan de achterkant communiceert Hyland via gestandaardiseerde API’s met de diverse applicaties. Het maakt niet uit of de bronsystemen zich on-premise dan wel in de cloud bevinden. Ook Hyland laat zich on premise activeren of vanuit de cloud.
Zoek ’no-brainer’
Wie voor zijn business case een ’no-brainer’ zoekt, klokt de tijd die een medewerker op bijvoorbeeld de financiële administratie dan wel de HR-afdeling kwijt is aan het vergaren van de juiste informatie. Daarna constateer je hoe snel Hyland diezelfde content samenstelt. Zelfs de meest kritische manager raakt onmiddellijk overtuigd. In de zorgsector zijn toonaangevende instellingen op deze manier hard op weg met het voltooien van hun digitale transformatietraject. Bedrijven in de financiële en logistieke sector ontdekken het dit jaar.