Orbis Medisch en Zorgconcern
ił groep en HP zorgen voor stabiele ICT-infrastructuur en geslaagde verhuizing
In Sittard-Geleen is sinds kort het Orbis Medisch Centrum gevestigd: het eerste digitale ziekenhuis van Nederland. Dankzij de samenwerking met i³ en HP verliep niet alleen de verhuizing van de oude naar de nieuwe locatie succesvol. Ook is een geavanceerde ICT-infrastructuur ingericht die het mogelijk maakt dat het ziekenhuis volledig digitaal werkt. Het geheim van het succes? "Een grondige voorbereiding en een uitstekende samenwerking met partners die de specifieke IT- behoeften van het OMC wisten te vertalen naar een werkbare situatie."
Digitaal ziekenhuis
Het Orbis Medisch Centrum (OMC) is uniek in Nederland. Niet alleen vanwege het sfeervolle gebouw dat geen gelijkenis met een ziekenhuis vertoont, maar vooral omdat het een volledig digitaal ziekenhuis is. Elektronische in plaats van papieren patiëntendossiers (EPD), bedside terminals, onbemande transportkarren...
Deze en andere ICT-toepassingen veraangenamen het verblijf en optimaliseren het zorgproces. De techniek zorgt ervoor dat de medewerkers op een zo patiëntvriendelijk mogelijke wijze kunnen werken. Ron Maes, Hoofd ICT van het OMC: "Binnen het OMC is ICT een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Het grote verschil met traditionele ziekenhuizen is dat álle processen gekoppeld zijn." De verhuizing van de oude naar de nieuwe locatie werd dan ook grondig voorbereid. Op ICT gebied werd hiervoor de hulp ingeroepen van i³ groep en HP.
Branchespecifieke kennis en ervaring
Maes: "Wij zijn een kleine afdeling en dan moet je partners hebben waarop je kunt vertrouwen; je moet de zaken uit handen durven geven." Uit een offertetraject kwam i³ groep als beste naar voren. "Met i³ hadden we al goede ervaringen," vervolgt Maes. Doorslaggevend was dat i³ groep kan meedenken met ons als gezondheidsorganisatie. Andere partijen hebben hier vaak niet het juiste gevoel bij. Wij werken in een specifieke branche met specifieke eisen waar rekening mee moet worden gehouden. Dat doet i³." Het OMC legde de eisen en voorwaarden neer waaraan de nieuwe infrastructuur moest voldoen. Vervolgens gaven i³ groep en HP hieraan de technische invulling. Lucien Callaars, Accountmanager Healthcare bij HP: "Wij werken alleen met partijen die de zorgbranche kennen en hier veel ervaring hebben. i³ groep is actief bij veel ziekenhuizen en beschikt over de specifieke kennis en ervaring die nodig is."
Beschikbaarheid en continuïteit
Op basis van de eisen van het OMC organiseerden HP en i³ groep verschillende informatiesessies. Vervolgens ontwierpen de partijen een nieuwe architectuur en werd een nieuwe infrastructuur uitgedacht. Remco van der Molen Kuipers, accountmanager Healthcare bij i³ groep, licht toe: "De tot dan toe vrij basale inrichting had weinig voorzieningen in geval van problemen en was toe aan vervanging. We hebben gekozen voor een totale herziening van de ICT, waaronder het vernieuwen van storage en blades.
Tevens is gekozen voor het inrichten van twee gescheiden en gespiegelde MER ruimtes met twee HP EVA6000 en twee EVA4400 Storage Arrays, een HP MAS (Medical Archiving System), HP Back-up Virtual Tape Library, DataProtector en HP blades." Dankzij de redundante HP SAN infrastructuur wordt voldaan aan belangrijke eisen van het OMC, zoals beschikbaarheid van data en applicaties, continuïteit, flexibiliteit én veiligheid.
Maes: "Een volledig digitaal ziekenhuis betekent dat als er iets misgaat het primaire proces meteen stilligt. Personeel kan niet bij het EPD, patiënten kunnen niet worden geholpen en operaties moeten worden afgezegd."
De nieuwe inrichting waarborgt dat het EPD binnen een half uur weer beschikbaar is. Bovendien bespaart het OMC door de implementatie van de nieuwe ICT Backoffice aanzienlijk in kosten: niet alleen het beheer ook de implementatie van uitbreidingen gaat een stuk sneller en eenvoudiger.
Dankzij de redundante HP SAN infrastructuur wordt voldaan aan belangrijke eisen, zoals beschikbaarheid, continuïteit, flexibiliteit én veiligheid.
Bewuste keuzes
De keuze voor HP blades zorgt naast continuïteit voor flexibiliteit, zodat kan worden ingespeeld op de toenemende behoefte aan dataopslagruimte. "Door de blades is het beheer bovendien eenvoudiger, het kost minder power en koeling en dus minder geld," vertelt Maes. Ook de keuze voor de apparatuur van HP kwam niet uit de lucht vallen. "Wij zijn een HP-gelieerd ziekenhuis. Eerlijk gezegd is er geen enkele sprake van geweest om van leverancier te veranderen. We hebben goede ervaringen met de oplossingen van HP. Ze zijn van hoge kwaliteit waardoor er weinig verstoringen optreden. Ook de service is uitstekend."
i³ groep kan meedenken met ons als gezondheidsorganisatie. Wij werken in een specifieke branche met specifieke eisen waar rekening mee moet worden gehouden. Dat doet i³.
Testen, testen, testen
De nieuwe ICT werd op de oude locatie ingericht en operationeel gemaakt zodat alles daar kon worden getest. In vier fases is gemigreerd naar de nieuwe locatie. Om de medewerkers alvast te laten kennismaken met de 'digitale' werkwijze werden verschillende processen in een grote tent nagebootst, zoals het werken met het EPD en plaatsonafhankelijk inloggen. "Zo kon het personeel alvast wennen aan de nieuwe situatie en werd tegelijkertijd de apparatuur getest," aldus Maes. Nadat de ICT volledig was gemigreerd naar de nieuwe locatie betrokken 650 medewerkers het nieuwe ziekenhuis voor de 'generale repetitie': alle ICT-voorzieningen op de nieuwe locatie werden getest en zonodig aangepast. Na akkoord van de directie werd groen licht gegeven voor de verhuizing van het gehele ziekenhuis.
Betrokken partners
Voor, tijdens en na de verhuizing en migratie speelde i³ groep een belangrijke rol. Als leverancier van alle hard- en software en tijdens de implementatie als adviseur en projectmanager. Vooral de projectmatige aanpak valt op in de samenwerking. Maes: "We hebben er geen omkijken naar, alles wordt geregeld. i³ neemt de gehele verantwoordelijkheid op zich, van begin tot eind.
"Dit bleek vooral tijdens de verhuizing, waarin onvoorziene situaties geen uitzondering zijn. Zo vond de verhuizing niet in de geplande twee maar in vier fases plaats. "En dat kan dan gewoon," zegt Maes. Ook toen tijdens de meest kritieke fase, de overgang van storage en blades, bepaalde apparatuur niet meer opstartte, bewees i³ haar professionaliteit en betrokkenheid.
"Het probleem was onduidelijk en de situatie was echt kritiek. De ICT-apparatuur in het oude ziekenhuis werkte niet, maar in het nieuwe ook niet. Van heinde en verre komt dan iemand om het toch weer draaiend te krijgen. Het is duidelijk dat i³ veel ervaring heeft en specialistische kennis ten aanzien van servers en storage," zegt Maes.
Een geslaagde operatie
Weinig technische verstoringen tijdens de verhuizing, een geslaagde voorbereiding, enthousiaste medewerkers en patiënten, jaloerse blikken vanuit ziekenhuizen in Shanghai en Zweden… Wat is het geheim van deze geslaagde operatie? Maes: "Een uitstekende voorbereiding. En daar was i³ groep echt in the lead.
Een doos verhuizen kan iedereen, maar het staat of valt met de voorbereiding. En wat ook heel belangrijk is geweest is dat i³ en HP meedenken over hoe de processen in ons ziekenhuis lopen en dat ze weten wat daarvoor nodig is. Daar hebben ze op een fantastische manier technische invulling aan gegeven. Ze hebben onze IT-behoeften uitstekend vertaald naar een werkbare situatie."
