De gemeente De Ronde Venen heeft een soepel draaiende virtuele ICT-omgeving dankzij i³ groep consultancy en HP-oplossingen

Als in 2010 het besluit valt voor een gemeentelijke herindeling weet de ICT- afdeling van gemeente De Ronde Venen wat hun te doen staat. Gemeente Abcoude en gemeente De Ronde Venen worden samengevoegd. Niet alleen nieuwe collega’s, meer locaties, waterbeheersing en meer inwoners, maar ook twee ICT- omgevingen die moeten worden samengevoegd. En dat in een korte periode. Voor 2011 moest het zowel functioneel als technisch één zijn. En met het oog op ‘het nieuwe werken’, waarbij ambtenaren tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken en ook buiten kantoortijden diensten aan burgers kunnen aanbieden, was de roep om een geavanceerde ICT-omgeving groot. ‘Sterker nog,’ zegt Richard van Valderen, adviseur techniek bij de gemeente, ‘we hebben een zodanige inrichting van systemen dat je zou kunnen spreken van ‘het Nieuwe Beheren’.

Partners

De samenwerking met de gemeente De Ronde Venen heeft voor i³ groep een voorbeeldfunctie. De storage- en serverpartner heeft sinds 2006 met de vooruitstrevende gemeente een relatie opgebouwd, waarvan beide partijen zeggen dat ze dit als uniek en plezierig ervaren. Sinds die tijd wordt tot ieders tevredenheid met HP-techniek gewerkt, de betrouwbaarheid van de door HP geleverde apparatuur wordt in het gesprek duidelijk benadrukt. Richard van Valderen wordt door de i³ groep accountmanager omschreven als vooruitstrevend, een man met visie en durf.

Samen

De infrastructuur bij de gemeente De Ronde Venen was zodanig dat, bij de fusie die in het afgelopen jaar plaatsvond, de data van de gemeente Abcoude konden worden ingevoegd. Met de HP EVA en bladeservers was al een betrouwbare basisstructuur neergezet. De methodiek is dat twee identieke datacenters zijn ingericht, zodat de gemeente voorbereid is op welke belasting of calamiteit dan ook. De data zijn geborgd en mensen kunnen gewoon doorwerken. De platformen zijn schaalbaar, zowel in performance als in omvang.

Je zou kunnen zeggen dat de eerste stap van de samenvoeging voor wat de ICT betreft goed is gelukt,’ vult de accountmanager voor de gemeente bij i³ groep, aan. ‘De platformen zijn geschikt om alle data en processen van de twee fusiegemeenten als een nieuw geheel aan de medewerkers te kunnen aanbieden. Zonder vervanging of complete vernieuwing. Het proces van fuseren wordt niet vertraagd omdat een ICT-voorziening niet mee kan groeien.’ Van Valderen: ‘Wij hebben een systeem met virtuele servers. Het opschalen is hierdoor vereenvoudigd.’

Aanwijsbaar

“Met behulp van de virtuele omgeving is de fusie op ICT-vlak snel verlopen” vervolgt Van Valderen. ‘De twee omgevingen smelten samen. Het is niet meer zo dat je kunt aanwijzen waar de data precies staan opgeslagen. We hebben een redundante datacentrumoplossing gemaakt, waar je rustig allerlei oude bestanden naar toe kunt wegschrijven. We gooien niets weg, we verplaatsen alleen maar.’ i³ groep: ‘Door dit virtueel servergebruik zorg je ervoor dat de continuïteit in je dienstverlening is gewaarborgd. Bovendien kan de gemeente zo aan de verplichtingen voldoen om bepaalde diensten in een vereist tijdsbestek aan te bieden. Dat vereist vertrouwen in de techniek.’ Van Valderen: ‘Het levert de gemeente veel op: continuïteit, beschikbaarheid, veiligheid. Stel dat het gemeentehuis afbrandt. Alle gegevens zijn online beschikbaar en bereikbaar, dus je kunt snel schakelen.

Verrassing

Om de ICT-infrastructuur op deze manier in te richten heb je visie nodig op wat je in de toekomst allemaal nodig zal hebben. Voorafgaand aan de fusie hebben de business consultants van i³ groep gezamenlijk met de gemeente een dataclassificatie onderzoek uitgevoerd. In dit onderzoek zijn de applicaties van verschillende fusiegemeenten (er waren meerdere opties) onderzocht en in kaart gebracht. De data- eigenschappen, -omvang en groeicijfers waren hiermee bekend. Toen eenmaal het besluit van samenvoeging was genomen door de Tweede Kamer was het voor de ICT-afdelingen dus geen verrassing wat te doen stond.

Dat de huidige omgeving van De Ronde Venen voldoende ruimte had om op te schalen was al bekend. Nu met de juiste aantallen van applicaties en data was het een kwestie van uitvoeren. De business consultancy van i³ groep heeft aangetoond dat er geen vervanging nodig was maar een overzichtelijke uitbreiding. De hele manier van de ICT-omgeving beheren, is daarmee veranderd. Men kan meer gaan plannen en vooruitdenken. Door van te voren te organiseren en slimme inzet van technieken kon veel ruimte worden gecreëerd en toch geld worden bespaard. Als met een traditionele gedachte was gewerkt, hadden grote delen moeten worden vervangen. Met een desinvestering op de koop toe.

Toekomstplannen

De Ronde Venen is één van de eerste gemeenten die op deze manier werkt. In 2006 koos men voor HP omdat na onderzoek bleek dat HP de beste technische oplossing bood. i³ groep: ‘Wij vonden de prijs-kwaliteitverhouding het meest aantrekkelijk voor de situatie en het groeiscenario van de gemeente. Het eerste HP EVA-systeem was toen al zijn tijd ver vooruit en bij de gemeente was men al gewend aan het beheer van HP-oplossingen.’ Van Valderen: ‘Eigenlijk hebben we samen met i³ groep voor de gemeente een ‘private cloud’ gerealiseerd. En i³ groep speelt ook in op het vinden van een aanpak waarmee je op de toekomst bent voorbereid. Ze geven je informatie waarvan je niet wist dat je die nodig had en ze vragen regelmatig welke trends wij zien.’ i³ groep: ‘Nu is de tijd aangebroken dat de automatiseringsafdeling zelf moet automatiseren.

Door inzet van slimme ICT- middelen kan je aan de wensen van de organisatie en de gebruikers blijven voldoen. Gebruikers willen toegang tot systemen en online zijn. Daar willen wij als i³ groep op kunnen inspelen door de juiste tooling aan te bieden. Door vinger aan de pols te houden met bijvoorbeeld Richard weten we welke eisen er aan Nederlandse gemeentes worden gesteld.’ Van Valderen: ‘In de nabije toekomst gaat een inwoner niet meer naar het gemeentehuis maar bedient zich aan het digitale loket. Heb je een bouwvergunning nodig, dan kun je een digitale route volgen waarbij de ambtenaar alleen nog een akkoord hoeft te geven. Dat scheelt enorm veel tijd.’

Van Valderen tot besluit: ‘We staan nu aan de start om het nieuwe werken te introduceren voor de gemeente. Wij vertrouwen er op dat het concept van virtualiseren van de infrastructuur zo flexibel is dat wij ook deze aanpassing kunnen faciliteren voor onze gebruikers en daarmee ook onze bewoners.’

Geleverde totaaloplossing:

• HP EVA’s in synchrone replicatie;
• HP Blade-opstelling in combinatie met VMware;
• HP VLS - virtuele tapeopstelling met connectie naar FC-taperobot;
• Volledig redundante datacentrumoplossing