TweeSteden legt fundament voor digitale datagroei
Het Noord-Brabants TweeSteden ziekenhuis (TSz), een regionaal algemeen opleidingsziekenhuis met een breed zorgaanbod, heeft met aanhoudende datagroei te maken. De bestaande platformen konden deze grote groei niet meer faciliteren. Uit een interne analyse bleek dat veel interne projecten onder druk kwamen te staan of simpelweg niet konden worden uitgevoerd. Een belangrijke doelstelling voor 2007-2010 was om ICT-voorzieningen te realiseren die tot proces- en zorgverbetering zouden leiden. Daarnaast bereidt het TSz zich voor op de keuze en implementatie van een Elektronisch patiëntendossier (EPD). Een keuze voor uitbreiding van een storageplatform, van welk merk dan ook, mag een uiteindelijke keuze voor een EPD niet in de weg staan.
De ICT-afdeling van het TweeSteden ziekenhuis is facilitair aan de gebruikers: medewerkers en, indirect, patiënten. De wens van de gebruikers bepaalt de geboden diensten. Nieuwe ontwikkelingen zoals video-opnamen tijdens operaties konden op het bestaande platform niet worden opgeslagen. Deels vanwege de ontbrekende ruimte en deels vanwege de benodigde bandbreedte. Uitbreiding van het huidige platform was niet voldoende: de eis was om een fundament te leggen waarop de dataomvang kan worden beheerd, geborgd en bewaard, conform wensen en eisen van de gebruikers. Het was eveneens noodzakelijk om op continue datagroei voorbereid te zijn. Met andere woorden: het platform moest ‘toekomstready’ zijn.
Het project betreft het ontwerpen, leveren en implementeren van een storageplatform voor de opslag van applicatiedata. Op basis van HP XP-technologie, back-up en restore met Symantec NetBackup software en een digitaal archief, i³ Grid Information Store, van i³ groep is het platform een gelaagde oplossing voor dataopslag.
Door de verschillende niveaus in dataopslag kunnen de gegevens naar wens van de gebruiker worden opgehaald. Immers, niet alle data hoeven op het snelste, en vaak kostbaarste, opslagmedium te staan. Het onderscheid tussen altijd beschikbare, dynamische data en statische data wordt belangrijker en lóónt.
Medio 2009 is de opdracht aan i³ groep en HP gegund. Met de medewerkers van TSz is een projectteam, bestaande uit in totaal 26 personen vanuit TSz, HP en i³ groep, direct met de voorbereidingen van de implementatie gestart. In een korte periode is een storageplatform geplaatst, bestaande uit systemen gekoppeld achter de nieuwe systemen, is een back-up platform gemigreerd en een digitaal archief ingericht. Dit zonder onderbrekingen voor de gebruikers! Wanneer onderbrekingen in de ICT-voorziening nodig waren, werden deze in de nachtelijke uren uitgevoerd.
TweeSteden ziekenhuis beschikt nu over meer dan 60 terabyte high performance diskomgeving, inclusief replicatie en snapshot technologie, en circa 50 terabyte aan diskomgeving voor overige dataopslag met 100 terabyte aan licenties externe opslag. Het iGIS archief start met 2 x 20 terabyte over 2 locaties gespiegeld en kan tot vele petabytes uitgroeien. Woensdag 16 december 2009 is het project opgeleverd en overgedragen, een halve maand voor de deadline en binnen het afgesproken budget.
De eerste plannen ontstonden in de zomer van 2008. De door het TweeSteden ziekenhuis opgestelde interne analyses van datagroei dienden als basis voor een aantal schetsen van mogelijke oplossingen. Vanuit i³ groep zijn deze datagroei analyses met een studie naar beschikbaarheideisen aangevuld. Door het combineren van beide analyses werd een architectuur ontworpen. Door goede voorbereiding en empathie, zeg maar door de taal van het ziekenhuis te begrijpen en te spreken, bleef de aanpak duidelijk. Tijdens interactieve sessies met kernachtige en ‘menselijke’ taal werd het mogelijk om een technisch complex ontwerp eenvoudig en begrijpelijk te maken. Uitgangspunt: het moet werken en te beheren zijn. De techniek is complex, het beheer zo eenvoudig mogelijk. Na het maken van de architectuur zijn vier verschillende fabrikanten voor een invulling met producten en oplossingen gevraagd.
Deze zijn gezamenlijk met het TweeSteden ziekenhuis beoordeeld en gewogen. De verschillende oplossingen zijn op functionaliteit en helderheid in beheer gewogen. De oplossing op basis van HP XP-storagetechnologie, Symantec Netbackup en de i³ groep iGIS archiefoplossing bleek de juiste combinatie om het fundament onder de datagroei te kunnen leggen. Ook tijdens de implementatie is de aanpak een gezamenlijke geweest. Samen met de beheerders van het TweeSteden ziekenhuis bouwden de i³ engineers aan de infrastructuur. Onvoorziene veranderingen werden gezamenlijk aangepakt. Tijdens de implementatie heeft deze aanpak zijn vruchten afgeworpen: kennisuitwisseling is van uitermate groot belang.
Het storageplatform moet een significante bijdrage op het gebied van datagroei, beschikbaarheid en beheergemak leveren. Het platform moet de benodigde beschikbaarheid bieden. Upgrades van firmware, wat tot nu toe een aantal keren per jaar downtime betekende, mag niet meer verstorend werken. Beschikbaarheid van de ICT heeft consequenties voor de zorg van de patiënt. Andere projecten, zoals gegevensuitwisseling tussen verschillende afdelingen, kunnen worden uitgevoerd.
Naast de technische betekenis voor de ICT-afdeling en de verhoogde meetbare groei, stabiliteit en kwaliteit, zijn er ook positieve geluiden van gebruikers: radiologen gebruiken het iGIS archief als bron voor hun beelden. Meestal is een archief als lange termijn opslag met een lagere performance en dito kostprijs trager dan de primaire applicatie. Het archief is onbedoeld sneller dan de gebruikte applicatie. Gevraagd is om dit archief breder in te zetten.
Voor het dagelijks beheer vereist dit een andere manier van werken. Door de complexiteit van de onderliggende systemen neemt het aantal keuzes toe. Door het gelaagde systeem stapt men af van het principe: one size fits all. Door vooraf aandacht te geven aan de wens en behoefte van de gebruiker, de beschikbare functionaliteit, bewaartermijnen van gegevens en data en borging hiervan, verandert het werk van de beheerafdeling. Change Management betekent nu een goede inventarisatie van de behoefte van de interne klant. i³ groep speelt daarop in door de afdeling systeembeheer te ondersteunen door middel van CAREcontracten.
Op het financiële vlak is een besparing van jaarlijks 20% op de onderhoudskosten voor de komende 5 jaar gerealiseerd. Deze besparing betreft uitsluitend de supportcontracten. De besparing in een hogere beschikbaarheid en het voorkomen van geplande downtime is nog niet meegenomen in de berekening. Ook de winst in werkzaamheden overdag in plaats van in de avond of nacht zijn merkbaar bij de beheerorganisatie.
Het project is gebaseerd op deels bewezen technieken en nieuwe samenwerking. Alle gebruikte technieken zijn bewezen: de HP XP-disktechnologie heeft een bewezen staat van dienst en is toonaangevend in beschikbaarheid. De mogelijkheid om de bestaande storagesystemen binnen het TweeSteden ziekenhuis te koppelen aan de controllers van de XP storage arrays is bestaande techniek. Door het plaatsen van de bestaande systemen achter de XP-technologie, kon een datamigratie zeer eenvoudig worden uitgevoerd. De hoeveelheid data is nu via XP-technologie op twee locaties aanwezig.
De Symantec NetBackup software is al jarenlang op zijn plaats in grote enterprise omgevingen. Door back-up sessies in te richten via service levels kan een grote winst worden behaald. Zowel de interne klant als de beheerafdeling weten of de kwaliteit van de back-up aan het afgesproken service level voldoet.
De componenten van het iGIS archief bestaan uit hardware op basis van standaard HP-servertechnologie en ByCast software. Nieuw is dat i³ groep deze twee elementen heeft verbonden tot een eigen archiefplatform. Hiermee ontstaat een onafhankelijke oplossing die het TweeSteden ziekenhuis de zekerheid biedt die het zoekt: een onafhankelijk platform voor lange termijn borging. De toepasbaarheid en vrijheid van dit archief zijn breder dan vergelijkbare oplossingen en geven meer keuze in onderliggende hardware. Hierdoor blijft de kostprijs beïnvloedbaar.
Vernieuwend in de samenwerking is dat i³ groep een deel van de investering voorfinanciert. Niet alleen een langdurige technische samenwerking tussen beide partijen maar ook een financiële samenwerking toont de betrokkenheid aan.
De betrokkenheid is vanaf het prille begin hoog geweest. In de vele sessies is er continu intensief samengewerkt. Technici bij beheer, projectmanagement aanwezig bij implementatie: de handen aan het bed!
Omdat de technische infrastructuur van dataopslag, borging en archief op de achtergrond staat, merken de gebruikers er niet veel van. Beschikbaarheid van systemen valt niet op, uitval daarentegen wel. Snelheid van disken, tape of archief valt in de meeste gevallen niet op. Uitzondering hierop is de, verhoogde, responsesnelheid zoals reeds door de radiologen is ervaren.
De aandacht is het meest op die medewerkers van TweeSteden ziekenhuis gericht, die dagelijks het beheer invullen. Naast een ondersteunend CAREcontract vanuit i³ groep zijn opleidingen gegeven. In eerste instantie was de hoeveelheid nieuwe techniek overweldigend. Het volgen van de training gaf inzicht in de mogelijkheden en de manier waarop beheer kon worden vereenvoudigd. De wens is om het aanvullende trainingstraject in 2010 in te vullen.
Een groot deel van het succes is toe te schrijven aan de samenwerking tussen het i³ groep projectteam en de medewerkers van het TweeSteden ziekenhuis. Niet alleen het eigen project werd geleid, er was ook oog en oor voor andere projecten. Aanpassingen in de planning en de flexibiliteit zorgden ervoor dat het project door kon gaan zonder dat andere projecten werden verstoord. Ook aanvullende werkzaamheden konden worden ingepland. Aanpassingen in het fundament van een ICT-voorziening kan vele gevolgen hebben. Om je dan uitsluitend op je eigen resultaten te richten, is niet bevorderlijk voor het te behalen succes. Getuige het feit dat een halve maand voor de deadline is opgeleverd, laat zien dat ondanks de prachtige techniek de menselijke factor ook het verschil kan maken.
In dit project is een leermoment geweest dat opleiden van de beheerorganisatie nooit mag worden onderschat. Hoe eenvoudig de verandering ook is, het beschikken over én overdragen van kennis zorgt voor een kwalitatief goed beheer. In veel trajecten wordt vaak het opleiden van de eigen medewerkers als laatste aandachtspunt behandeld. In dit traject is hier in een vroeg stadium al aandacht aan geschonken. De uiteindelijke planning van de training voor het dagelijkse beheer was later dan de primaire installatie. Een duidelijk verschil in beheer was merkbaar: voor de training een hoge mate van onzekerheid en na de training kennis en overtuiging. Investeren in de kennis en kunde van medewerkers zorgt voor het succesvol zijn van implementaties.
Door het volgen van de visie van TweeSteden ziekenhuis en het op een juiste manier inleven in en vooral goed luisteren naar de klant en diens specifieke situatie, is de basis voor verdere groei gelegd. Met een robuust en solide opslagsysteem kan de kwaliteit van zorg verder worden uitgebouwd. “Digitale ondersteuning in de zorg heeft een stevig én flexibel fundament nodig. Met de storage infrastructuur zoals ontworpen door i³ groep hebben wij het fundament voor digitale zorgdata,” aldus Joop Vrins, IT-architect TweeSteden ziekenhuis.
Het TweeSteden ziekenhuis heeft inmiddels aangegeven dat zij graag meewerken aan een
i³ groep – HP referentie.
Directe voordelen:
Alleen al op onderhoud van het bestaande en nu nieuw geïmplementeerde platform bedraagt de besparing over 5 jaar 20%!